Reklamacja nie jest sformalizowanym pismem. Przepisy prawa nie stawiają jej, tak jak np. w przypadku pozwu, określonych wymagań, których niespełnienie będzie rodzić określone konsekwencje. Istotą pisma reklamacyjnego jest przede wszystkim poinformowania sprzedawcy o niezgodności towaru z umową oraz na wskazaniu na czym ta niezgodność polega.

Niemniej jednak ważne jest zawarcie kilku innych ważnych elementów, których brak może nam zdecydowanie utrudnić uzyskanie pożądanego efektu.

POBIERZ WZÓR: Reklamacja

Oznaczenie stron, data

Podstawowa zasada jakiej powinniśmy przestrzegać przy pisaniu reklamacji jest następująca. Napisz jedną wersję ale wydrukuj w dwóch egzemplarzach. Jeden przekażesz sprzedawcy, drugi zostawisz dla siebie.

Pismo reklamacyjne rozpoczynamy tak jak większość, czyli przez określenie daty powstania pisma, a także wskazanie stron (reklamującego oraz sprzedawcy).

Ważny elementem pisma będzie również dokładne zidentyfikowanie towaru jakiego dotyczy reklamacja oraz wskazanie okoliczności zakupu (data, kopia paragonu). Oczywiście w sytuacji, gdy reklamację oddajemy razem z towarem może wydać się to niepotrzebne. Wszakże sprzedawca wie czego dotyczy reklamacja. Niemniej jednak takie dokładne określenie może nam się przydać w sądzie.

Precyzja sformułowań

Pismo reklamacyjne powinno cechować się precyzją sformułowań. Skoro już dokładnie określiliśmy o jaki produkt chodzi, powinniśmy również wyjaśnić na czym dokładnie polega niezgodność towaru z umową.

Warto pamiętać również o tym, że przepisami ustawy o szczególnych warunkach sprzedaży konsumenckiej reklamacja powinna być zgłoszona w ciągu dwóch miesięcy od dnia stwierdzenia niezgodności. Należy więc unikać stwierdzeń typu „buty zaczęły rozklejać się kilka miesięcy temu”.

Takie sformułowanie spowoduje, iż nasza reklamacja z całą pewnością będzie odrzucona. Co więcej sprzedawca będzie miał dowód w postaci naszego pisemnego oświadczenia, że przekroczyliśmy czas na wniesienie reklamacji od chwili stwierdzenia niezgodności.

Zobacz: Reklamacja bez paragonu